Onlangs werd ik gebeld door Martijn Aslander die, zelfs voor zijn doen, erg enthousiast was. “Ik ben bezig mijn grootste project ooit te organiseren. Ik ben iets groots op het spoor. Als het klopt wat ik denk, dan wordt dit een revolutie in overheidsland!”
Martijn ken ik al een jaar of vijfentwintig en, zoals hij zelf zegt, hij heeft niet altijd gelijk, maar meestal wel een punt. Dus ik besloot te luisteren.
De kern van het betoog was verrassend simpel. In mijn woorden: de standaard-manier om informatie op te slaan is het document. Maar hiervoor is een document, een Word-bestand bijvoorbeeld, helemaal niet gemaakt. Het is gemaakt om er goed uit te zien, op het scherm en als het geprint wordt – op wat voor scherm of printer dan ook. Hierdoor slaan we tot duizend keer meer data op dan eigenlijk nodig is (voornamelijk opmaakcodes). Dat kost geld, stroom en water. Belangrijker is dat al die verpakking het moeilijk maakt om informatie terug te vinden; het bos zit verstopt tussen de bomen. Vervelend voor mensen, maar vooral voor software, en daarmee voor iedereen die kunstmatige intelligentie (AI) los wil laten op deze data. Tot slot maken we ons steeds meer afhankelijk van grote, meestal buitenlandse, techbedrijven. “We kopen SharePoint om de chaos te managen. We plakken er CoPilot bovenop om de rommel doorzoekbaar te maken. We bouwen systemen op systemen om een probleem op te lossen dat we zelf creëren.”
Ik geef toe, dit klinkt niet direct heel spannend. Totdat je je de omvang realiseert. De overheid geeft miljarden per jaar uit aan informatiebeheer, dus elke procent besparing is tientallen miljoenen waard. En bovendien: eenvoudiger en sneller de juiste informatie kunnen vinden betekent een productiviteitswinst voor tienduizenden overheidsmedewerkers. “Met wat meten en rekenen op beperkte schaal kom ik al snel op een kwartier per persoon per dag,” zegt Martijn, “Dus dat zijn nog eens tientallen miljoenen. Per jaar.”
“En wat ga je eraan doen?,” vroeg ik, want de overheid is een grote homp klei die alle energie die je erin stopt absorbeert, als je niet uitkijkt. En ict heeft geen enkele politieke urgentie, dus dat helpt ook niet.
“Nou, gewoon, kijken of het ook anders kan.”
Zo simpel is het natuurlijk niet. Het plan is, legde Martijn uit, om een paar overheidsorganisaties te interesseren voor een pilot. De inhoud van de pilot, de onderzoeksvraag, is: hoeveel van de functionaliteit van Sharepoint kunnen we realiseren voor een fractie van de kosten? “Ik vermoed dat we voor 80% van de medewerkers 80% van de gewenste functionaliteit kunnen leveren tegen één procent van de huidige kosten,” aldus Martijn. “Er is altijd weerstand tegen verandering, maar als het goed is hoeven medewerkers bijna niets anders te doen dan nu, en krijgen ze wel betere en snellere resultaten.”
Over oorzaak en oplossing van het informatiemoeras vind je hier een actuele leeswijzer. Aangezien we het document als kern van het probleem hebben geïdentificeerd, is het logische uitgangspunt van de pilot: afscheid nemen van het document. Of, beter gezegd, een herdefiniëring van het begrip “document”. Het doel van een document is niet het genereren van een fraaie print, maar het vastleggen en vindbaar maken van informatie.
Het ziet ernaar uit dat de pilot snel van start kan. Er is meer dan voldoende belangstelling; het probleem wordt breed herkend, en men is nieuwsgierig naar wat er wel en niet kan als je een heel ander vertrekpunt kiest.
Martijn vroeg me mee te lopen in de pilot, als een soort embedded economisch verslaggever, die uitlegt wat er precies gebeurt en wat dat zou kunnen betekenen. Daar hoefde ik niet lang over na te denken. In de menubalk van mijn site zie je de kopjes “slim experimenteren” en “economische argumentatie” staan. Dat is wat ik al dertig jaar doe. Dus natuurlijk doe ik mee.
Wordt vervolgd. Wordt leuk.